Würdet ihr den Messenger Telegram benutzen wär alles sehr viel einfacher. Da müsste niemand seine Nummer abgeben oder speichern. Mit einem Link könnte dann jeder in die Gruppe/Kanal kommen ohne das Jemand aktiv werden müßte. Man kann mehrere Admins ernennen und eine Art Gruppenüberschrift setzen.
Messenger ist kostenlos und verschlüsselt auch die Nachrichten.
Wäre ein Tip von mir.